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Comportamiento profesional en una reunión de negocios

December 13, 2010

Mariano Abreu

www.laimagenpublica.blogspot.com

En un artículo anterior titulado “Peloteros Millonarios sin Educación” me refería a la necesidad que tienen los nóveles peloteros de Grandes Ligas de refinarse en términos de imagen y comportamiento social. Pero esta necesidad no es exclusiva de estos jóvenes prospectos; los empresarios, políticos y profesionales de la República Dominicana deberían enmarcarse también en este propósito.

¿Dónde fallan estos personajes? Usted solo tiene que haber tenido una reunión con alguno de ellos en algún momento de su vida para darse cuenta de las violaciones constantes que cometen en el protocolo de las citas y/o reuniones de negocios.

Veamos una reunión típica con algunos de ellos: Lo primero es que regularmente estas citas con ellos requieren de más de una coordinación, ya que siempre dejan a la improvisación aspectos importante tales como la reserva del lugar (en caso de ser fuera de la oficina), para luego cuando llegamos a la cita darnos cuenta de que el lugar está abarrotado de personas, puesto que hay una actividad especial de alguna empresa o simplemente un cumpleaños de algún cliente, perdiendo así la intimidad y discreción que requiere una conversación o almuerzo de negocios.

Pero, en el caso hipotético de que la cita sea en su oficina, seguro esta persona nos dejará esperando en la recepción, puesto que él todavía no ha terminado otra reunión que tenía pautada poco antes que la nuestra, O peor aún, no ha podido llegar a la oficina y la secretaria con “cara de Póker” te dirá: “Déjeme llamarlo a ver por dónde viene, pues en verdad no tenia esta cita en agenda”, haciéndote ver que al parecer la culpa es tuya, nunca de su jefe.

Luego de todo esto, te hacen pasar a la oficina del “jefe” la cual te indican verbalmente sin tener la delicadeza de acompañarte a la misma, en ocasiones haciendo que toques o entres en otra oficina, que no es la del “personaje” con el que te reunirás.

Finalmente, entras a la oficina y encuentras al (empresario, político o profesional) con el cual quedaste de reunirte, clavado en su silla ejecutiva detrás de su imponente (o quise decir impotente?) escritorio desde el cual a penas levanta la mirada y casi te ordena: “Siéntese un minuto”, o simplemente con el auricular en el oído o el celular te hace ademanes para que te sientes (calladito) en lo que él termina su conversación telefónica, que en el mejor de los casos puede ser otra reunión telefónica y en el peor, una conversación que no deberíamos escuchar. Es incapaz de levantarse de su silla, salir detrás de su escritorio, estrechar las manos y pedirnos cortésmente que nos sentemos, como exige el protocolo.

Bueno, llega el momento de atenderte. Nos damos cuenta de que acaba de comprar un “BB”, como denominan a los nuevos e impersonales teléfonos celulares, excelente herramienta auxiliar del hombre de negocios, pero cuando es mal utilizado puede ser un arma muy peligrosa de contacto empresarial, logrando ser un obstáculo, pues sólo hay que notar cómo esto ha creado una cultura o mala costumbre, en que las personas mientras se hablan no se miren a la cara, mucho menos a los ojos; y aun con el retraso que tiene la reunión quiere contestarle el chat a alguien, pero te pide que continúe con la conversación.

Mientras tanto, nos daremos cuenta que en absoluto tiene conocimiento de lo que significan sus gestos o su lenguaje corporal, pues lo veremos pasarse el dedo por el cuello de la camisa, flojarse y apretarse el nudo de la corbata, jugar insistentemente con un bolígrafo, lapicero o clip, etc., lo cual es molestoso y comunica una serie de informaciones importantes a veces no deseada. Y así este personaje, podría llegar al punto de rascarse, entrar el dedo en la nariz o la oreja, rascarse la cabeza, etc., sin ningún problema y como parte integral de la reunión.

Cuando ya él ha terminado sus tareas de “calentamiento de la reunión” anteriormente mencionadas, si por alguna razón le habías enviado un dossier brief explicativo de lo que tratarían en la reunión con alguna información previa que debía leer, analizar o simplemente conocer te darás cuenta que, producto de sus “múltiples ocupaciones”, no tuvo tiempo de leer o echarle un vistazo, lo cual te llevará a explicarlas y empezar desde cero, a sabiendas que en varias ocasiones el teléfono, su celular, o su secretaria te interrumpirá.

Todo lo anteriormente mencionado puede parecer exagerado y estaría feliz si esta experiencia no le ha ocurrido a ustedes. Sin embargo, lo veo y lo escucho a diario, no solo en reuniones mías sino también en las reuniones de otros en restaurantes, en las anécdotas que me hacen en los entrenamientos que damos y cuando hacemos los análisis de nuestros clientes realizando labores de coaching de imagen personal.

Si usted no es de este tipo de empresarios, políticos o profesionales que aquí describo, lo felicito y simplemente obvie este artículo. Pero si lo es, busque ayuda profesional para cambiar sus hábitos de comportamiento profesional, pues le aseguro que los mismos pueden llevar al fracaso importantes negociaciones.

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